Algemene voorwaarden

The Nexus Era™, handelsnaam van Mengerink Consultancy & Advies · KvK 94940312 · De Beek 105, 3852 PL Ermelo · Versie 2026.10.08, 8 oktober 2026

Artikel 1. Definities

1.1. Mengerink Consultancy & Advies: de onderneming van Sandra Mengerink, handelend onder de naam The Nexus Era™ (afgekort: TNE), gevestigd te Ermelo en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 94940312, hierna te noemen: The Nexus Era.

1.2. Klant: iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf en met The Nexus Era een overeenkomst aangaat. Deze voorwaarden zijn niet opgesteld voor consumenten.

1.3. Diensten: de schriftelijk overeengekomen werkzaamheden, waaronder Business Reshape, strategisch advies, kennisstructurering, ontwerp en prototyping, bouw van AI-toepassingen en automatisering, websites en begeleiding bij invoering. Beheer, onderhoud en doorlopende ondersteuning behoren alleen tot de opdracht als dit uitdrukkelijk is afgesproken.

1.4. Traject: een afgebakend geheel van diensten met een vaste scope, doorlooptijd en prijs, zoals beschreven in de offerte.

1.5. Deliverables: de concrete op te leveren resultaten zoals vastgelegd in de offerte.

1.6. Overeenkomst: iedere afspraak tussen partijen om diensten te verrichten.

1.7. Klant-IP: alle bestaande kennis, methodes, content, data en materialen die de klant inbrengt ten behoeve van de opdracht.

1.8. TNE-IP: de intellectuele-eigendomsrechten van The Nexus Era op haar bestaande of onafhankelijk ontwikkelde methodes, frameworks, templates, software en andere herbruikbare onderdelen. Klant-IP en vertrouwelijke klantinhoud vallen hier niet onder.

1.9. AI-toepassingen: geautomatiseerde systemen, chatbots, assistenten en andere oplossingen die gebruikmaken van kunstmatige intelligentie.

1.10. Informatie: alle door de klant aan The Nexus Era verstrekte gegevens, documenten, bestanden of materiaal.

1.11. Schriftelijk: per brief, e-mail of digitale communicatie.

1.12. Vertrouwelijke informatie: alle gegevens waarvan redelijkerwijs mag worden aangenomen dat deze vertrouwelijk zijn, waaronder bedrijfsgevoelige kennis, interne processen, strategische informatie, technische specificaties en financiële gegevens.

1.13. AI Act: Verordening (EU) 2024/1689 van het Europees Parlement en de Raad tot vaststelling van geharmoniseerde regels betreffende artificiële intelligentie (verordening artificiële intelligentie), zoals gewijzigd.

1.14. Aanbieder (provider) en gebruiksverantwoordelijke (deployer): de rollen zoals gedefinieerd in artikel 3 van de AI Act.

Artikel 2. Toepasselijkheid

2.1. Deze voorwaarden gelden voor zakelijke offertes en overeenkomsten waarin zij van toepassing zijn verklaard. Voor opdrachten met consumenten zijn afzonderlijke afspraken nodig, met behoud van hun wettelijke bescherming.

2.2. The Nexus Era verstrekt de toepasselijke versie vóór of bij het sluiten van de overeenkomst in een vorm die de klant kan opslaan en later raadplegen. Een nieuwe versie geldt voor een bestaande opdracht alleen als partijen dat schriftelijk overeenkomen.

2.3. Bij tegenstrijdigheid gaan de specifieke schriftelijke opdracht- en bijlageafspraken voor op deze voorwaarden. Voor verwerking namens de klant gaat de verwerkersovereenkomst voor waar het gegevensbescherming betreft. De privacyverklaring geeft informatie over verwerkingen en vervangt de verwerkersovereenkomst niet.

2.4. Algemene voorwaarden van de klant worden uitdrukkelijk uitgesloten.

2.5. The Nexus Era kan derden inschakelen voor de uitvoering. Dit laat haar eigen verplichtingen tegenover de klant onverlet. Voor toegang tot vertrouwelijke informatie en persoonsgegevens gelden artikel 10 en 15.

Artikel 3. Offertes en aanbiedingen

3.1. Offertes zijn veertien (14) dagen geldig, tenzij anders vermeld.

3.2. Alle prijzen zijn exclusief btw.

3.3. Als informatie van de klant onjuist of onvolledig blijkt, bespreken partijen de gevolgen voor scope, prijs en planning. Aanvullend werk en kosten worden vooraf schriftelijk overeengekomen.

3.4. De offerte omschrijft de scope van het traject. Werkzaamheden die buiten de overeengekomen scope vallen, worden als meerwerk beschouwd en apart geoffreerd.

3.5. Prijzen gelden niet automatisch voor toekomstige opdrachten.

3.6. Wijzigingen in scope, planning, prijs of deliverables worden vooraf schriftelijk overeengekomen. Zonder akkoord op meerwerk blijft de oorspronkelijke opdracht gelden, voor zover deze uitvoerbaar is. Is dat niet zo, dan bespreken partijen aanpassing, opschorting of beëindiging volgens artikel 13.

Artikel 4. Overeenkomst en uitvoering

4.1. Een overeenkomst ontstaat door aanbod en aanvaarding. Partijen leggen de opdracht schriftelijk vast, bijvoorbeeld in een ondertekende offerte of een akkoord per e-mail. Ook een mondeling gemaakte afspraak kan een overeenkomst zijn; The Nexus Era bevestigt die schriftelijk.

4.2. The Nexus Era voert de opdracht zorgvuldig en vakbekwaam uit. De afgesproken deliverables moeten voldoen aan de overeengekomen scope en eigenschappen. Gewenste bedrijfseffecten, zoals tijdwinst, omzetgroei of overdraagbaarheid, zijn geen gegarandeerde resultaten, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.

4.3. Derden kunnen worden ingeschakeld; meerkosten worden vooraf afgestemd met de klant.

4.4. Wijzigingen na aanvang van de opdracht worden schriftelijk bevestigd en kunnen leiden tot aanpassing van prijs en planning.

4.5. De klant kan de opdracht schriftelijk annuleren. Bij annulering vóór de start bedraagt de annuleringsvergoeding 50% van de overeengekomen opdrachtprijs exclusief btw. Voorbereidend werk is daarin inbegrepen en wordt niet nogmaals in rekening gebracht. Bij annulering nadat de uitvoering is gestart, bedraagt de totale vergoeding het hoogste van 50% van de opdrachtprijs of de redelijke vergoeding voor het aantoonbaar uitgevoerde deel, met als maximum de volledige opdrachtprijs. Bespaarde kosten en vervangende inzet worden betrokken bij de redelijke afrekening. Reeds betaalde bedragen worden verrekend; een overschot wordt binnen veertien dagen terugbetaald. Deze regeling geldt niet bij een terechte ontbinding wegens een tekortkoming van The Nexus Era of bij beëindiging wegens overmacht volgens artikel 12.

4.6. Kosten voor hosting, domeinnamen, software, licenties, AI-platforms, API-gebruik en andere externe diensten komen alleen voor rekening van de klant voor zover deze vooraf schriftelijk zijn afgesproken. Ook locatie-, reis- en cateringkosten worden vooraf afgestemd.

4.7. Bij overmacht die deelname verhindert, kan de klant de geplande uitvoering maximaal tweemaal kosteloos verplaatsen. De klant meldt dit zo spoedig mogelijk en partijen zoeken binnen hun redelijke beschikbaarheid een nieuwe datum. Reeds betaalde bedragen blijven staan voor de nieuwe datum. Vooraf goedgekeurde, aantoonbaar niet-terugvorderbare externe kosten worden eenmaal afgerekend. Gewone agendadruk geldt niet als overmacht. Bij langdurige onmogelijkheid geldt artikel 12. Een derde verhindering maakt niet automatisch de volledige opdrachtprijs verschuldigd; partijen bespreken dan het vervolg volgens artikel 4.5 of artikel 12, afhankelijk van de situatie.

4.8. The Nexus Era adviseert binnen het afgesproken kader over richting, prioriteiten en uitvoering. De klant beslist over zijn bedrijfsvoering en mag aanbevelingen afwijzen. Als daardoor de opdracht niet meer uitvoerbaar is, bespreken partijen een aangepaste aanpak of beëindiging volgens artikel 13. Het afwijzen van een advies leidt op zichzelf niet tot een aanvullende betalingsplicht.

4.9. Een ontwerp of prototype dient voor onderzoek, beoordeling en besluitvorming. Het is alleen geschikt voor productiegebruik als dat uitdrukkelijk is afgesproken en de daarvoor afgesproken controles zijn uitgevoerd. Bouw, invoering, onderhoud en eventuele verrekening van de ontwerpvergoeding worden afzonderlijk overeengekomen. De klant mag met een andere uitvoerder verder binnen artikel 9.

Artikel 5. Verplichtingen van The Nexus Era

5.1. The Nexus Era werkt zorgvuldig en vakbekwaam, in lijn met de professionele standaarden die van een ervaren adviseur en technisch specialist mogen worden verwacht.

5.2. Op de behandeling door The Nexus Era van vertrouwelijke informatie van de klant, waaronder bedrijfsgevoelige kennis, interne processen en strategische informatie, is het bepaalde in artikel 10 van overeenkomstige toepassing.

5.3. De klant meldt klachten en gebreken binnen bekwame tijd na ontdekking schriftelijk en voldoende concreet. The Nexus Era reageert binnen tien werkdagen en krijgt, waar herstel mogelijk is, een redelijke gelegenheid om een toerekenbare tekortkoming te herstellen. Dit beperkt geen rechten die de klant volgens de wet behoudt.

5.4. Naamsvermelding, publicatie van klantnamen, quotes en gebruik van werk of resultaten in een portfolio worden vooraf schriftelijk afgesproken. Ook bij een geanonimiseerde case beoordeelt The Nexus Era samen met de klant of betrokken personen toch herkenbaar kunnen zijn.

5.5. The Nexus Era gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en bedrijfsgegevens van de klant. De bepalingen omtrent dataverwerking, opslag, opnames en privacy zijn vastgelegd in artikel 15.

Artikel 6. Verplichtingen van de klant

6.1. De klant levert tijdig volledige en juiste informatie aan die nodig is voor de uitvoering van de opdracht.

6.2. Als noodzakelijke informatie, toegang of medewerking ontbreekt, informeert The Nexus Era de klant over de gevolgen en geeft zij een redelijke termijn om dit te herstellen. Planning en eventuele aanvullende kosten worden besproken en schriftelijk afgesproken.

6.3. De klant beoordeelt en keurt aangeleverde concepten en deliverables tijdig goed, binnen de in de offerte afgesproken termijnen.

6.4. De klant beoordeelt de inhoud vanuit zijn vakgebied en beslist over ingebruikname, publicatie en toepassing. Bij AI-output controleert de klant onder meer feiten, berekeningen en passendheid voor het beoogde gebruik. Deze controleplicht neemt de verantwoordelijkheid van The Nexus Era voor haar eigen ontwerp, uitvoering, afspraken en waarschuwingen niet weg.

6.5. De klant stelt zich beschikbaar voor kennisextractie-sessies, interviews, reviews en overige afspraken binnen de overeengekomen planning. Herhaaldelijk verzuim kan leiden tot vertraging, meerkosten of beëindiging van het traject conform artikel 13.4.

6.6. De klant levert informatie naar beste weten juist en volledig aan en beschikt over de benodigde rechten en bevoegdheden om materiaal voor de opdracht te laten gebruiken. The Nexus Era signaleert kennelijke fouten en relevante risico’s die zij bij een zorgvuldige uitvoering behoort te herkennen. De aansprakelijkheid van partijen wordt beoordeeld volgens artikel 11 en de wet.

Artikel 7. Levering en levertijd

7.1. Levertijden zijn indicatief en niet fataal, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.

7.2. Vertragingen worden zo spoedig mogelijk gemeld, met de verwachte gevolgen en een voorstel voor het vervolg. Een storing, ziekte of probleem bij een leverancier is niet automatisch overmacht; daarvoor geldt artikel 12.

7.3. Bij vertraging die aan de klant is toe te rekenen, bespreken partijen een redelijk aangepaste planning. The Nexus Era beperkt de gevolgen voor zover redelijkerwijs mogelijk. Eventuele aansprakelijkheid wordt volgens artikel 11 en de wet beoordeeld.

Artikel 8. Betaling

8.1. Facturen worden binnen veertien dagen na factuurdatum betaald, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. Werkzaamheden starten na ontvangst van de afgesproken vooruitbetaling. Als de start binnen deze betaaltermijn valt, spreken partijen vooraf een passende uiterste betaaldatum of latere start af.

8.2. De klant betaalt de opdrachtprijs vooraf, tenzij in de offerte een ander betalingsschema staat.

8.3. Bij een opeisbare, onbetaalde factuur kan The Nexus Era na schriftelijke aanmaning en een redelijke hersteltermijn de daarmee samenhangende werkzaamheden proportioneel opschorten. Dit geeft geen recht om klantdata te wissen of noodzakelijke teruggave van persoonsgegevens op te schorten in strijd met de verwerkersovereenkomst of de wet.

8.4. Bij betalingsverzuim kan The Nexus Era de wettelijke handelsrente en redelijke buitengerechtelijke incassokosten volgens de toepasselijke wettelijke regels in rekening brengen.

8.5. De definitieve gebruiksrechten op deliverables gaan in na betaling van de daarvoor verschuldigde vergoeding. Vóór betaling mag de klant concepten en prototypes beoordelen binnen de opdracht. Rechten op eigen klantmateriaal blijven bij de klant.

Artikel 9. Intellectueel eigendom

9.1. Bestaande rechten van partijen blijven bij de oorspronkelijke rechthebbende. The Nexus Era behoudt haar rechten op TNE-IP. Het ontvangen van een bestand is op zichzelf geen overdracht van auteursrecht.

9.2. Klant-IP blijft bij de klant of diens licentiegevers. De klant geeft The Nexus Era uitsluitend de rechten die nodig zijn voor uitvoering van de opdracht. Klantspecifieke kennis, inhoud en persoonsgegevens mogen niet voor andere klanten worden hergebruikt.

9.3. Na volledige betaling van de betreffende deliverables krijgt de klant daarop een niet-exclusief gebruiksrecht voor onbepaalde tijd, zonder aanvullende licentievergoeding aan The Nexus Era. Dit recht omvat gebruik, kopiëren, aanpassen en laten doorontwikkelen voor de eigen bedrijfsvoering en voor de in de opdracht afgesproken dienstverlening of producten aan eigen klanten. De overeengekomen gebruiksomvang omvat ook de daarvoor noodzakelijke, in het werk opgenomen TNE-IP.

9.4. De klant mag de deliverables en noodzakelijke documentatie ter beschikking stellen aan een andere uitvoerder voor beoordeling, bouw, beheer of doorontwikkeling ten behoeve van de klant. De uitvoerder krijgt daarvoor de noodzakelijke gebruiksrechten en wordt aan passende geheimhouding gebonden. Bij overdracht van de betreffende onderneming mogen deze gebruiksrechten meegaan naar de rechtsopvolger die de bijbehorende verplichtingen overneemt. Dit houdt geen automatische overdracht van de hele overeenkomst in.

9.5. De offerte benoemt welke bestanden, broncode, configuraties, documentatie en toegangen worden opgeleverd. Voor een ontwerp-/prototypestap worden de afgesproken ontwerpdocumenten en beschikbare overdrachtsbestanden verstrekt. Aanvullende overdrachtsbegeleiding kan afzonderlijk worden geoffreerd. Toegang tot interne systemen, sleutels of materiaal van andere klanten wordt niet overgedragen.

9.6. Losse TNE-methodes, frameworks en generieke bouwstenen mogen niet als zelfstandig product van de klant worden verspreid of verkocht buiten de overeengekomen gebruiksomvang. Dit verbod verhindert niet de uitvoering door een andere bouwer, het afgesproken klantproduct of gebruik van eigen klantkennis. Wettelijk toegestane handelingen blijven toegestaan.

9.7. Voor onderdelen van derden, waaronder open-sourcesoftware en AI-diensten, gelden hun eigen rechten en licenties. The Nexus Era maakt relevante gebruiksbeperkingen vooraf kenbaar. Exclusiviteit, overdracht van auteursrecht of ruimere productrechten worden afzonderlijk en voldoende specifiek schriftelijk vastgelegd; waar nodig in een akte. Op volledig door AI gegenereerde onderdelen kan niet zonder meer auteursrecht of exclusiviteit worden toegezegd.

Artikel 10. Geheimhouding

10.1. Beide partijen verplichten zich tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de overeenkomst van de andere partij ontvangen.

10.2. De geheimhoudingsplicht geldt zowel tijdens als na beëindiging van de overeenkomst en is niet in tijd beperkt. De plicht vervalt uitsluitend voor informatie die op grond van lid 3 buiten het bereik van dit artikel valt.

10.3. De geheimhoudingsplicht geldt niet voor informatie die zonder schending van deze plicht openbaar is, al rechtmatig bekend was, rechtmatig zonder geheimhoudingsplicht is ontvangen of onafhankelijk is ontwikkeld. Wettelijk verplichte verstrekking is toegestaan; de verstrekkende partij informeert de ander vooraf voor zover de wet dit toelaat en beperkt de verstrekking tot het noodzakelijke.

10.4. Delen van vertrouwelijke informatie met medewerkers, adviseurs of uitvoerders is toegestaan voor zover noodzakelijk voor de opdracht of het toegestane vervolggebruik. Zij worden gebonden aan passende geheimhouding. Artikel 9 bepaalt welke gebruiksrechten gelden. Deze bepaling verhindert niet dat de klant zijn ontwerp of toepassing door een andere uitvoerder laat voortzetten.

10.5. Vertrouwelijke informatie mag alleen in AI- of clouddiensten worden verwerkt als dit binnen het afgesproken doel past en passende contractuele en technische waarborgen zijn vastgesteld. Daarbij worden modeltraining, opslag en verwijdering, toegangsrechten, verwerking door leveranciers en internationale doorgifte afzonderlijk beoordeeld. Het uitschakelen van modeltraining betekent niet dat een leverancier geen gegevens opslaat. Een zakelijk abonnement of Europese opslaglocatie is op zichzelf geen bewijs dat alle vereiste waarborgen aanwezig zijn.

Artikel 11. Aansprakelijkheid

11.1. The Nexus Era is aansprakelijk voor schade door een toerekenbare tekortkoming of andere aan haar toerekenbare onrechtmatige daad, binnen de grenzen van dit artikel. Waar herstel mogelijk is en de wet een ingebrekestelling vereist, geeft de klant haar schriftelijk een redelijke hersteltermijn.

11.2. De totale aansprakelijkheid van The Nexus Era uit of in verband met één overeenkomst is beperkt tot de overeengekomen prijs voor die overeenkomst exclusief btw. Samenhangende schadegevallen tellen voor deze limiet samen. Bij een overeenkomst voor onbepaalde tijd leggen partijen vóór aanvang schriftelijk een concrete limiet vast; zonder zo’n afspraak geldt daarvoor geen op dit artikel gebaseerde bedraglimiet.

11.3. Vergoeding van gederfde winst, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstilstand is uitgesloten. Redelijke kosten voor vaststelling en beperking van schade en voor herstel van beschadigde of verloren gegevens worden niet uitsluitend vanwege hun aard uitgesloten; zij vallen, voor zover toerekenbaar en wettelijk vergoedbaar, onder de limiet van artikel 11.2.

11.4. Advies wordt gegeven op basis van de beschikbare informatie en professionele beoordeling. The Nexus Era garandeert geen omzet, besparing, financieringsuitkomst, verkoopbaarheid of goedkeuring door een toezichthouder. Dit laat aansprakelijkheid voor onzorgvuldig advies of het niet nakomen van concrete afspraken onverlet.

11.5. AI kan onjuiste of onvolledige uitkomsten geven. The Nexus Era maakt de relevante gebruiksgrenzen en vereiste menselijke controle duidelijk. De enkele inzet van AI sluit aansprakelijkheid voor haar eigen tekortkomingen niet uit.

11.6. Voor diensten van derden gelden hun eigen voorwaarden voor zover die rechtsgeldig van toepassing zijn. The Nexus Era blijft verantwoordelijk voor haar eigen selectie, inrichting en integratie voor zover die tot de opdracht behoren. Een leveranciersstoring sluit haar aansprakelijkheid niet automatisch uit.

11.7. Partijen zorgen ieder voor passende beveiliging van de onderdelen die onder hun verantwoordelijkheid vallen. Een beveiligingsincident bewijst op zichzelf geen tekortkoming en sluit aansprakelijkheid evenmin automatisch uit. De gemaakte beveiligingsafspraken, wettelijke verplichtingen en omstandigheden zijn bepalend.

11.8. De klant is verantwoordelijk voor aanspraken door het onbevoegd aanleveren van materiaal of onrechtmatig gebruik voor zover deze aan de klant zijn toe te rekenen. De klant vrijwaart The Nexus Era alleen voor zulke aanspraken, niet voor het aandeel dat voortvloeit uit een tekortkoming van The Nexus Era. Partijen informeren elkaar tijdig en stemmen verweer en eventuele schikking af.

11.9. De beperkingen en uitsluitingen in dit artikel gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van The Nexus Era of haar bedrijfsleiding, bij dood of lichamelijk letsel, of voor zover beperking wettelijk niet is toegestaan. Zij beperken geen rechtstreekse wettelijke rechten van betrokkenen op grond van de AVG en binden toezichthouders niet.

Artikel 12. Overmacht

12.1. Bij een niet-toerekenbare verhindering in de zin van de wet worden de getroffen verplichtingen tijdelijk opgeschort. De betrokken partij informeert de ander zo spoedig mogelijk, beperkt de gevolgen en bespreekt vervanging of verplaatsing. Als uitvoering langer dan dertig dagen onmogelijk blijft of redelijkerwijs blijvend onmogelijk is, kan ieder van partijen het niet-uitgevoerde deel schriftelijk beëindigen. Bruikbaar uitgevoerd werk wordt redelijk afgerekend; vooruitbetaling voor het overige wordt binnen veertien dagen terugbetaald. Artikel 4.5 is hierop niet van toepassing.

12.2. Overmacht wordt per situatie beoordeeld. Ziekte, uitval van een leverancier of een beveiligingsincident geldt alleen als overmacht voor zover de verhindering volgens de wet niet aan de betrokken partij kan worden toegerekend. Geldgebrek of gewone agendadruk is geen overmacht.

Artikel 13. Duur en beëindiging

13.1. Overeenkomsten gelden voor de duur zoals vastgelegd in de offerte. Een traject eindigt wanneer de overeengekomen werkzaamheden zijn voltooid, tenzij het eerder eindigt volgens deze voorwaarden of de wet. Voor doorlopende dienstverlening geldt artikel 14.

13.2. Bij annulering door de klant geldt uitsluitend de afrekening van artikel 4.5. Bij beëindiging op een andere grond gelden de daarvoor geldende wettelijke en contractuele regels. Bedragen worden niet dubbel in rekening gebracht. De klant ontvangt het betaalde werk en de daarbij behorende rechten. Teruggave of verwijdering van persoonsgegevens volgt artikel 15 en de verwerkersovereenkomst.

13.3. Bij een tekortkoming kan de andere partij de overeenkomst geheel of gedeeltelijk ontbinden als de wet dat toestaat. Als herstel nog mogelijk is en verzuim vereist is, gebeurt dit pas na een schriftelijke ingebrekestelling met redelijke hersteltermijn. Bij een acute bedreiging of onveilige situatie mag The Nexus Era de werkzaamheden direct onderbreken. Partijen bespreken vervolgens zo spoedig mogelijk een veilige voortzetting of passende beëindiging.

13.4. Als noodzakelijke medewerking herhaaldelijk uitblijft, benoemt The Nexus Era schriftelijk wat nodig is en geeft zij een redelijke hersteltermijn. Blijft uitvoering daarna onmogelijk, dan kan beëindiging volgen voor zover de wet dit toestaat. Afrekening vindt plaats naar de toepasselijke beëindigingsgrond en aantoonbare aanspraken. Het volledige trajectbedrag is niet automatisch verschuldigd en het niet opvolgen van een advies is op zichzelf geen tekortkoming.

13.5. Bepalingen die naar hun aard bestemd zijn om na de beëindiging voort te duren, waaronder geheimhouding, intellectueel eigendom en aansprakelijkheid, blijven na beëindiging van kracht.

Artikel 14. Doorlopende dienstverlening

14.1. Beheer, onderhoud, hosting en andere doorlopende diensten worden afzonderlijk vastgelegd. Partijen bepalen scope, looptijd, prijs, opzegging, ondersteuning, beveiligingsverantwoordelijkheden en overdracht bij einde van de dienst. Een ontwerp- of bouwopdracht bevat niet automatisch doorlopend beheer.

14.2. Doorlopende diensten worden aangegaan voor de overeengekomen periode en zijn opzegbaar met een opzegtermijn van één (1) maand, tenzij anders overeengekomen.

14.3. Een tariefwijziging voor doorlopende diensten wordt minimaal één maand vooraf aangekondigd en kan niet ingaan binnen een overeengekomen vaste prijsperiode. De klant mag de betreffende dienst vóór de ingangsdatum kosteloos beëindigen als hij niet met de wijziging instemt.

Artikel 15. Dataverwerking en privacy

15.1. Partijen bepalen per verwerking hun feitelijke rol onder de AVG. The Nexus Era is verwerkingsverantwoordelijke voor onder meer haar eigen zakelijke contacten en administratie. Wanneer zij persoonsgegevens uitsluitend namens en volgens gedocumenteerde instructies van de klant verwerkt, handelt zij als verwerker. De privacyverklaring beschrijft haar eigen verwerkingen.

15.2. Vóór verwerking als verwerker sluiten partijen een verwerkersovereenkomst die voldoet aan artikel 28 AVG. Daarin staan onder meer doeleinden, gegevens en betrokkenen, duur, instructies, geheimhouding, beveiliging, subverwerkers, hulp bij rechtenverzoeken en incidenten, controles en teruggave of verwijdering. De klantgegevens worden pas in de betreffende omgeving verwerkt nadat deze afspraken en noodzakelijke maatregelen zijn vastgesteld.

15.3. Per opdracht leggen partijen vast welke tools en leveranciers klantgegevens verwerken, welke toegang zij krijgen, waar verwerking en opslag plaatsvinden en welke doorgiftegrondslag en aanvullende waarborgen nodig zijn. Subverwerkers worden uitsluitend ingezet volgens de vereiste schriftelijke toestemming en wijzigingsprocedure. De leverancier van een AI-model, opslagdienst of transcriptietool is hierbij ook een derde.

15.4. Opnames en automatische transcripties worden vooraf met alle deelnemers besproken. Voor vrijwillige opnames voor eigen verslaglegging vraagt The Nexus Era aantoonbare, specifieke toestemming van iedere deelnemer; zonder die toestemming wordt niet opgenomen. Zij vermeldt vooraf doel, tool, ontvangers en bewaartermijn. Bij verwerking uitsluitend namens de klant wordt de grondslag door de klant vastgesteld en volgt The Nexus Era diens rechtmatige instructies. Instemming van de opdrachtgever vervangt niet automatisch de rechten van andere deelnemers.

15.5. Wie geen vrijwillige opname wil of de toestemming intrekt, kan deelnemen met gewone schriftelijke aantekeningen zonder toeslag uitsluitend vanwege die weigering of intrekking. Intrekking werkt voor de toekomst en doet geen afbreuk aan rechtmatige eerdere verwerking. Alleen afzonderlijk verzochte extra werkzaamheden kunnen na voorafgaand akkoord meerwerk zijn.

15.6. Gegevens die The Nexus Era als verwerker ontvangt, worden na de opdracht teruggegeven of verwijderd naar keuze en volgens instructies van de klant, inclusief kopieën, tenzij een wettelijke bewaarplicht zich daartegen verzet. Termijnen voor verwijdering uit back-ups worden in de verwerkersovereenkomst vastgelegd. Voor eigen administratie en gerechtvaardigde bewijsbewaring gelden afzonderlijke, noodzakelijke bewaartermijnen volgens de privacyverklaring. Een algemene bewaartermijn voor vervolgwerk geeft geen recht om namens de klant verwerkte dossiers langer te bewaren.

15.7. Klantgegevens worden niet gebruikt voor training van externe AI-modellen. The Nexus Era selecteert daarvoor passende instellingen en leveranciersafspraken en controleert deze vóór gebruik. Een wijziging van verwerkingsdoel of trainingsgebruik vergt een afzonderlijke rechtmatigheidsbeoordeling en schriftelijke afspraken; toestemming van de opdrachtgever alleen is niet altijd voldoende.

15.8. Partijen treffen passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, afgestemd op aard, omvang en risico van de verwerking. Bij software- en AI-bouw worden concrete maatregelen en controles in de opdracht of beveiligingsbijlage vastgelegd. Relevante OWASP-richtlijnen kunnen daarbij als toetsingskader dienen. Dit is geen certificering of garantie dat incidenten onmogelijk zijn en beperkt de wettelijke beveiligingsplicht niet.

15.9. Als The Nexus Era als verwerker een persoonsgegevenslek ontdekt, informeert zij de klant zonder onredelijke vertraging en ondersteunt zij onderzoek en wettelijk vereiste meldingen. De verwerkersovereenkomst legt contactpersonen, informatie en nadere meldafspraken vast. Als verwerkingsverantwoordelijke beoordeelt en vervult The Nexus Era haar eigen meldplichten.

Artikel 16. AI Act en verantwoordelijkheidsverdeling

16.1. De rollen onder de AI Act worden per AI-systeem en voorgenomen gebruik vastgesteld. Het gebruik van een model van een andere leverancier maakt The Nexus Era niet automatisch uitsluitend gebruiksverantwoordelijke. Zij of de klant kan ook aanbieder zijn, onder meer afhankelijk van ontwikkeling, naam waaronder het systeem wordt aangeboden en wijzigingen. Contractuele rolbenamingen veranderen de wettelijke rollen niet.

16.2. Vóór een bouwopdracht en vóór ingebruikname leggen partijen het beoogde gebruik, de relevante risicoclassificatie, hun rollen en de toepasselijke verplichtingen vast. Zij beoordelen onder meer verboden toepassingen, transparantie en menselijke controle. Bij wezenlijk veranderd gebruik wordt deze beoordeling herhaald. Hoogrisicogebruik wordt niet verondersteld te zijn inbegrepen in een algemene ontwerp- of bouwopdracht.

16.3. Bij een opgeleverde AI-toepassing verstrekt The Nexus Era de afgesproken gebruiksinformatie over werking, beperkingen, menselijke controle en beheer. Iedere partij neemt de voor haar rol vereiste maatregelen ter ondersteuning van AI-geletterdheid van betrokken medewerkers. Een handleiding alleen is geen bewijs dat aan alle wettelijke verplichtingen is voldaan.

16.4. Partijen voeren ieder de transparantieverplichtingen uit die op hun rol en toepassing van toepassing zijn. Dat kan gaan om herkenbaarheid van AI-interactie, technische markering van gegenereerde output of informatie bij bepaalde publicaties. Niet iedere AI-tekst heeft dezelfde labelplicht. Wettelijke verantwoordelijkheden of sancties worden niet door een algemene verklaring volledig naar de klant verplaatst.

16.5. Nieuwe wettelijke eisen of gewijzigd gebruik kunnen aanleiding zijn voor aanvullende werkzaamheden. Deze worden vooraf besproken en geoffreerd. Herstel van een tekortkoming van The Nexus Era in de oorspronkelijk overeengekomen prestatie wordt hierdoor niet automatisch betaald meerwerk.

Artikel 17. Overige bepalingen

17.1. Nietigheid of vernietigbaarheid van een bepaling laat de geldigheid van de overige bepalingen onverlet. Partijen zullen in dat geval in overleg een vervangende bepaling overeenkomen die de strekking van de oorspronkelijke bepaling zo dicht mogelijk benadert.

17.2. Op deze voorwaarden en alle overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing.

17.3. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de rechtbank Gelderland, voor zover de wet deze forumkeuze toestaat.

17.4. Bij opdrachten met internationale klanten geldt de Nederlandstalige versie van deze voorwaarden als leidend. De voertaal van de overeenkomst wordt vastgelegd in de offerte.

17.5. Partijen spannen zich in om geschillen eerst onderling op te lossen voordat een beroep wordt gedaan op de rechter.

Vragen

Vragen over deze voorwaarden? Mail naar info@thenexusera.com.