Privacyverklaring

The Nexus Era™, handelsnaam van Mengerink Consultancy & Advies · KvK 94940312 · Versie 2026.07, juli 2026

The Nexus Era is de handelsnaam van Mengerink Consultancy & Advies (afgekort: TNE), de onderneming van Sandra Mengerink, gevestigd te Ermelo en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 94940312.

The Nexus Era hecht waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en bedrijfsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, waarom, hoe wij ermee omgaan en welke rechten u heeft. Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en, waar van toepassing, de Verordening (EU) 2024/1689 (AI Act).

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die The Nexus Era verwerkt van websitebezoekers, klanten, prospects, samenwerkingspartners en overige contacten.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

The Nexus Era is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via de website, per e-mail, telefonisch, tijdens afspraken of via andere kanalen worden verzameld. Dat betekent dat The Nexus Era bepaalt welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel en op welke wijze.

Contactgegevens: Sandra Mengerink, info@thenexusera.com, De Beek 105, 3852 PL Ermelo.

2. Welke gegevens verzamelen wij?

2.1. Gegevens die u zelf verstrekt. Wanneer u contact met ons opneemt, klant wordt of deelneemt aan een traject, kunnen wij de volgende gegevens verwerken: naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, functie, adresgegevens, facturatiegegevens en inhoudelijke informatie die u deelt in het kader van de opdracht (zoals bedrijfskennis, strategie, positionering en technische informatie).

2.2. Gegevens die wij verzamelen via de website. Bij bezoek aan onze website kunnen wij gegevens verzamelen via cookies en vergelijkbare technologieën, waaronder een IP-adres of gepseudonimiseerde technische identificatie, browsertype, besturingssysteem, bezochte pagina's, verwijzende website en surfgedrag. Zie artikel 10 (Cookies) voor meer informatie.

2.3. Gegevens uit opdrachten en trajecten. In het kader van onze dienstverlening verwerken wij bedrijfs- en persoonsgegevens die nodig zijn voor de uitvoering van de opdracht. Dit kan omvatten: bedrijfskennis en expertise van de klant, inhoud van gesprekken en sessies, opnames en transcripties van vergaderingen en kennisextractie-sessies, strategische documenten en plannen, technische specificaties en configuraties en gegevens die nodig zijn voor het ontwikkelen van AI-toepassingen, websites, e-mailfunnels en overige deliverables.

2.4. Nexus Scan. Wie zich inschrijft voor Nexus Notes kan als extra de Nexus Scan doen. Hiervoor verwerken wij naam, e-mailadres, antwoorden, de berekende uitkomst en een gepseudonimiseerde technische identificatie voor beveiliging en bewijs van inschrijving. Deze gegevens worden gebruikt om de persoonlijke scanuitkomst te tonen en om op geaggregeerd niveau inzicht te krijgen in knelpunten bij bedrijven die expertise verkopen.

3. Waarom verwerken wij uw gegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

Uitvoering van de overeenkomst: het leveren van onze diensten, waaronder strategisch advies, kennisextractie, AI-implementatie, technische architectuur en online positionering.
Communicatie: het beantwoorden van vragen, het verzenden van offertes en facturen en het onderhouden van de zakelijke relatie.
Facturatie en administratie: het verwerken van betalingen en het voldoen aan wettelijke boekhoudkundige verplichtingen.
Websiteanalyse: het verbeteren van onze website en het analyseren van bezoekersgedrag.
Nieuwsbrieven en content: het verzenden van e-mails, nieuwsbrieven of updates waarvoor u zich via een nieuwsbrief- of scanformulier heeft aangemeld.
Nexus Scan: het berekenen en tonen van de persoonlijke scanuitkomst en het op geaggregeerd niveau onderzoeken en verbeteren van onze inzichten en dienstverlening.
Wettelijke verplichtingen: het voldoen aan fiscale en overige wettelijke bewaarplichten.

4. Op welke grondslag verwerken wij uw gegevens?

The Nexus Era verwerkt persoonsgegevens op basis van de volgende wettelijke grondslagen:

Uitvoering van een overeenkomst: wanneer de verwerking noodzakelijk is voor het uitvoeren van een traject of opdracht.
Gerechtvaardigd belang: wanneer de verwerking noodzakelijk is voor het onderhouden van de zakelijke relatie, het verbeteren van onze dienstverlening of de beveiliging van onze systemen.
Toestemming: wanneer u toestemming heeft gegeven, bijvoorbeeld voor het ontvangen van nieuwsbrieven of het opnemen van gesprekken. U kunt deze toestemming te allen tijde intrekken.
Wettelijke verplichting: wanneer wij gegevens moeten verwerken om te voldoen aan wet- of regelgeving, zoals fiscale bewaarplichten.

5. Opnames en transcripties

In het kader van kennisextractie, verslaglegging en kwaliteitsborging kunnen gesprekken, interviews en sessies worden opgenomen. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van Fireflies.ai en andere opname- en transcriptietools.

De klant wordt vooraf geïnformeerd over het doel van de opname en de inzet van dergelijke tools. Opnames en transcripties worden uitsluitend gebruikt ten behoeve van de opdracht en alleen gedeeld met verwerkers die voor de opname, transcriptie of uitvoering van die opdracht nodig zijn, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

De klant kan bezwaar maken tegen het opnemen van gesprekken. In dat geval worden alternatieve methoden voor verslaglegging ingezet, wat kan leiden tot extra tijdsbesteding en kosten. Dit is ook vastgelegd in artikel 15.4 en 15.5 van onze algemene voorwaarden.

6. AI-toepassingen, AI-modellen en klantdata

The Nexus Era ontwikkelt en levert AI-toepassingen voor en in opdracht van klanten. Voor analyse, contentgeneratie en het bouwen van AI-toepassingen wordt gebruikgemaakt van toonaangevende AI-modellen, waaronder modellen van Amerikaanse en Europese providers. The Nexus Era kiest waar mogelijk voor Europese hostingoplossingen of voor leveranciers die persoonsgegevens binnen de EER verwerken.

De klant wordt per traject geïnformeerd over de specifieke modellen en platforms die voor de opdracht worden ingezet, de bijbehorende hostinglocatie en eventuele dataverwerking buiten de EER. Bij verwerking buiten de EER wordt waar nodig gebruikgemaakt van passende waarborgen, zoals standaardcontractbepalingen of een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie.

Bij de ontwikkeling en inzet van AI-toepassingen gelden de volgende uitgangspunten:

Klantdata wordt uitsluitend gebruikt ten behoeve van de betreffende opdracht.
Klantdata wordt niet ingezet voor het trainen van externe AI-modellen, tenzij de klant hiervoor uitdrukkelijk schriftelijk toestemming geeft.
De klant wordt vooraf geïnformeerd over welke data wordt verwerkt, met welk doel en op welke wijze.
AI-toepassingen worden geleverd als ondersteunend hulpmiddel; de klant blijft verantwoordelijk voor het beoordelen en toepassen van AI-gegenereerde resultaten.

Welke rol en verplichtingen The Nexus Era en de klant onder de AI Act hebben, hangt af van het specifieke systeem en het gebruik daarvan. Per traject worden de relevante verantwoordelijkheden vastgelegd en worden waar nodig maatregelen getroffen voor transparantie, menselijke controle en AI-geletterdheid. Zie ook artikel 9 (Intellectueel eigendom) en artikel 16 (AI Act en verantwoordelijkheidsverdeling) van onze algemene voorwaarden.

7. Opslag en beveiliging

The Nexus Era neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies, vernietiging of wijziging.

Klant- en projectgegevens kunnen worden opgeslagen op cloudplatformen, waaronder Google Workspace. The Nexus Era kiest waar mogelijk voor Europese hostingoplossingen of voor leveranciers die persoonsgegevens binnen de EER verwerken. Wanneer een leverancier of subverwerker gegevens buiten de EER verwerkt, gelden de waarborgen zoals beschreven in artikel 8. The Nexus Era informeert klanten bij aanvang van de opdracht over de platformen die op dat moment worden ingezet.

Toegang tot klantgegevens is beperkt tot Sandra Mengerink en eventueel door haar ingeschakelde derden die gebonden zijn aan geheimhouding.

8. Delen met derden

The Nexus Era deelt uw persoonsgegevens niet met derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht, u toestemming heeft gegeven, of wij hiertoe wettelijk verplicht zijn.

Wij kunnen gebruikmaken van de volgende categorieën dienstverleners: cloudopslagdiensten, websiteanalyse, opname- en transcriptietools, AI-modellen en AI-platforms, boekhoudsoftware en facturatiediensten, e-mailmarketingdiensten en hostingpartijen.

Voor deze website en de Nexus Scan zijn dat concreet:

Cloud86 (Nederland), hosting van thenexusera.com en server-side opslag van scaninzendingen.
MailerLite, verzending en beheer van de nieuwsbrief Nexus Notes en opslag van de segmentatiegegevens uit de Nexus Scan.
Matomo, websitestatistieken op onze eigen server, alleen na uw toestemming via de cookiemelding.
TidyCal (Sumo Group Inc., Verenigde Staten), het inplannen van gesprekken wanneer u daar zelf gebruik van maakt.
Fireflies.ai (Verenigde Staten), opname en transcriptie van gesprekken wanneer dit vooraf met u is besproken.

Met dienstverleners die persoonsgegevens verwerken namens The Nexus Era worden verwerkersovereenkomsten gesloten, conform de AVG. Als gegevens buiten de EER worden verwerkt, gebruiken wij waar nodig een adequaatheidsbesluit, standaardcontractbepalingen of andere passende waarborgen.

9. Bewaartermijnen

The Nexus Era bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld. De volgende bewaartermijnen zijn van toepassing:

Klant- en projectgegevens worden na afloop van de opdracht bewaard gedurende maximaal 12 maanden ten behoeve van eventuele vervolgwerkzaamheden, waarna zij worden verwijderd. De klant kan eerder om verwijdering verzoeken.
Financiële en fiscale gegevens (facturen, betalingsgegevens) worden bewaard gedurende de wettelijk vereiste termijn van 7 jaar.
Websiteanalysegegevens in Matomo worden maximaal 13 maanden bewaard.
Opnames en transcripties worden bewaard voor de duur van de opdracht en uiterlijk 12 maanden na afronding verwijderd, tenzij de klant eerder om verwijdering verzoekt.
Gegevens van prospects en contacten die geen klant worden, worden verwijderd binnen 12 maanden na het laatste contact, tenzij er een lopende zakelijke relatie is.
Volledige inzendingen van de Nexus Scan, inclusief de open antwoorden, worden bewaard gedurende maximaal 12 maanden en daarna automatisch verwijderd. Uw inschrijving voor Nexus Notes loopt daar los van en kunt u op elk moment zelf beëindigen via de afmeldlink in iedere mail.

10. Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw apparaat worden opgeslagen bij het bezoeken van de website.

Wij gebruiken de volgende typen cookies: functionele cookies en vergelijkbare opslag die noodzakelijk zijn voor het functioneren van de website (zoals het onthouden van uw cookievoorkeur) en analytische cookies om inzicht te krijgen in het gebruik van de website.

Voor websiteanalyse maken wij gebruik van Matomo. Matomo draait op onze eigen Europese server; de analysegegevens blijven daarmee volledig in eigen beheer en worden niet gedeeld met externe analyticspartijen. IP-adressen worden geanonimiseerd opgeslagen. Analytische cookies plaatsen wij uitsluitend nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven.

Bij uw eerste bezoek aan onze website wordt u gevraagd om toestemming te geven voor het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies. U kunt uw cookievoorkeuren te allen tijde wijzigen via de link "Cookievoorkeuren" onderaan elke pagina of via uw browserinstellingen.

Op onze website staan video's van YouTube. Deze laden pas nadat u erop klikt. Vanaf dat moment kan YouTube (Google) cookies plaatsen en is het privacybeleid van Google van toepassing.

11. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

Recht op inzage: u kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken.
Recht op rectificatie: u kunt verzoeken om onjuiste of onvolledige gegevens te corrigeren.
Recht op verwijdering: u kunt verzoeken om verwijdering van uw gegevens, voor zover wij niet wettelijk verplicht zijn deze te bewaren.
Recht op beperking: u kunt verzoeken om de verwerking van uw gegevens te beperken.
Recht op dataportabiliteit: u kunt verzoeken om uw gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen.
Recht op bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens op basis van gerechtvaardigd belang.
Recht om toestemming in te trekken: indien de verwerking op toestemming is gebaseerd, kunt u deze te allen tijde intrekken.

U kunt uw verzoek indienen per e-mail aan info@thenexusera.com. Wij reageren binnen 30 dagen op uw verzoek. Wij kunnen u vragen om u te identificeren om er zeker van te zijn dat het verzoek van u afkomstig is.

12. Minderjarigen

Onze website en dienstverlening richten zich niet op personen jonger dan 16 jaar. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van minderjarigen. Indien u van mening bent dat wij zonder toestemming persoonsgegevens van een minderjarige hebben verzameld, neem dan contact met ons op zodat wij de gegevens kunnen verwijderen.

13. Wijzigingen

The Nexus Era kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in de dienstverlening, wet- of regelgeving of het gebruik van nieuwe tools en platformen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op onze website. Bij substantiële wijzigingen informeren wij klanten met een lopend traject hierover per e-mail.

14. Klachten

Indien u een klacht heeft over de wijze waarop The Nexus Era met uw persoonsgegevens omgaat, kunt u contact met ons opnemen via info@thenexusera.com. Wij nemen uw klacht serieus en streven ernaar deze binnen 30 dagen af te handelen.

Daarnaast heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthouder op het gebied van privacybescherming in Nederland. Meer informatie vindt u op autoriteitpersoonsgegevens.nl.

15. Contact

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem contact met ons op:

The Nexus Era™ (Mengerink Consultancy & Advies)
Sandra Mengerink
De Beek 105, 3852 PL Ermelo
info@thenexusera.com