Privacyverklaring

The Nexus Era, handelsnaam van Mengerink Consultancy & Advies · KvK 94940312 · Versie 2026.10.20, 20 oktober 2026

The Nexus Era is de onderneming van Sandra Mengerink. In deze verklaring leest u hoe wij omgaan met persoonsgegevens van websitebezoekers, zakelijke klanten, prospects, deelnemers aan gesprekken en andere contacten. Bedrijfsinformatie die geen persoonsgegevens bevat, beschermen wij volgens de geheimhoudingsafspraken met onze opdrachtgevers.

1. Wie is verantwoordelijk?

The Nexus Era is verwerkingsverantwoordelijke voor verwerkingen waarvan wij zelf het doel en de essentiële middelen bepalen, zoals onze zakelijke contacten, offertes, facturatie, website en nieuwsbrief.

Wanneer wij persoonsgegevens uitsluitend namens een opdrachtgever en volgens diens instructies verwerken, zijn wij verwerker. Bijvoorbeeld bij verwerking van diens klantdossiers voor een afgesproken toepassing. Hiervoor sluiten wij vóór die verwerking een verwerkersovereenkomst. De opdrachtgever informeert de betrokken personen over zijn verwerking. Deze privacyverklaring vervangt die informatie en de verwerkersovereenkomst niet. De feitelijke werkzaamheden bepalen de rol; partijen kunnen die niet uitsluitend met een contractlabel veranderen.

Contact: Sandra Mengerink, info@thenexusera.com, De Beek 105, 3852 PL Ermelo, Nederland.

2. Welke gegevens gebruiken wij en waar komen die vandaan?

Wij verwerken, afhankelijk van uw contact met ons:

Naam, zakelijke contactgegevens, bedrijfsnaam en functie.
Offerte-, opdracht-, factuur- en betalingsgegevens.
Correspondentie, aangeleverd materiaal en relevante gespreksaantekeningen.
Opnames en transcripties als hiervoor de afspraken uit onderdeel 5 gelden.
Antwoorden en uitkomsten van de Nexus Scan en gegevens over uw inschrijving voor mailings.
Technische gegevens, zoals IP-adres, browsergegevens, toestemmingskeuzes en noodzakelijke beveiligingslogs.

Wij ontvangen deze gegevens van u, via uw werkgever of opdrachtgever, via de tools die u voor het contact gebruikt of bij het gebruik van onze website. Wanneer wij gegevens uit een andere bron ontvangen en zelf verantwoordelijk zijn, informeren wij u over die bron en verwerking binnen de toepasselijke wettelijke termijn, tenzij een wettelijke uitzondering geldt.

Wij vragen alleen gegevens die nodig zijn. Zonder noodzakelijke contact-, opdracht- of factuurgegevens kunnen wij een vraag, afspraak of opdracht mogelijk niet uitvoeren. Voor vrijwillige opnames vragen wij vooraf toestemming.

Lever geen onnodige persoonsgegevens, identiteitsdocumenten of bijzondere persoonsgegevens aan. Zijn zulke gegevens werkelijk nodig, dan worden doel, rechtsgrond, eventuele aanvullende wettelijke voorwaarden en bescherming vooraf afzonderlijk vastgesteld. Financiële gegevens zijn niet automatisch bijzondere persoonsgegevens, maar kunnen wel zeer gevoelig zijn.

3. Doeleinden en grondslagen

Vragen, offerte en opdracht voor een natuurlijke persoon die zelf contractspartij is: Noodzakelijke stappen op uw verzoek vóór een overeenkomst en uitvoering van die overeenkomst.
Contact met medewerkers of vertegenwoordigers van een zakelijke klant of prospect: Gerechtvaardigd belang: zakelijke communicatie en uitvoering van de relatie met die organisatie. Wij beperken de gegevens tot wat daarvoor nodig is en wegen uw belangen mee.
Facturatie en fiscale administratie: Uitvoering van de overeenkomst waar van toepassing en onze wettelijke administratie- en bewaarplichten.
Noodzakelijke beveiliging en beperkte bewijsbewaring: Gerechtvaardigd belang: onze systemen beschermen, misbruik onderzoeken en rechtsvorderingen onderbouwen of afweren. Wij beoordelen noodzaak, proportionaliteit en uw rechten.
Vrijwillige opname of transcriptie voor onze eigen verslaglegging: Uw voorafgaande, specifieke toestemming; zie onderdeel 5.
Mailings, waaronder Nexus Notes: Uw toestemming voor het ontvangen van mailings. Afmelden kan via iedere mailing.
Nexus Scan: Uw toestemming voor de beschreven scanverwerking: antwoorden verwerken en de uitkomst berekenen en tonen.
Niet-noodzakelijke websiteanalyse: Uw toestemming via de cookievoorkeuren.

Gegevens die wij als verwerker ontvangen, gebruiken wij uitsluitend voor de afgesproken opdracht en volgens rechtmatige instructies. Deze eigen grondslagenlijst is geen zelfstandige toestemming om klantdossiers voor andere doelen te gebruiken.

4. Nexus Scan en automatische verwerking

De Nexus Scan gebruikt uw antwoorden om een indicatieve uitkomst over uw bedrijf te berekenen. Wij tonen de uitkomst op de website. Uw e-mailadres gebruiken we voor mailings waarvoor u zich heeft aangemeld en om op uw verzoek contact met u op te nemen. Wanneer u persoonlijke opvolging vraagt, gebruiken we uw contactgegevens, antwoorden en uitkomst om met u mee te denken over uw situatie en mogelijke vervolgstappen. De scan helpt bij oriëntatie en is geen professioneel financieel of juridisch oordeel.

Via het scanformulier meldt u zich ook aan voor Nexus Notes, zoals bij het invullen van uw gegevens wordt vermeld. Naam, e-mailadres, scanantwoorden, eventuele vrije toelichting en uitkomst worden verwerkt in onze e-maildienst. U kunt zich via iedere mailing afmelden.

Wij kunnen werkelijk anonieme totalen gebruiken om patronen te onderzoeken. Gepseudonimiseerde of samengevoegde gegevens zijn niet automatisch anoniem; als personen nog identificeerbaar zijn, blijft de AVG gelden.

5. Opnames en transcripties

Met voorafgaande toestemming nemen we gesprekken op en maken we transcripties. We kunnen AI-diensten gebruiken om deze informatie samen te vatten en te analyseren voor de uitvoering van de opdracht.

We informeren deelnemers vooraf over het doel, de gebruikte dienst en de bewaartermijn. Voor opnames gebruiken we onder meer Fireflies. We vermelden dit in de uitnodiging en controleren vóór de opname of iedere deelnemer akkoord is.

U mag weigeren of uw toestemming intrekken. Dan gebruiken wij gewone schriftelijke aantekeningen, zonder toeslag uitsluitend vanwege die keuze. Intrekking werkt voor de toekomst. We beoordelen ook of bestaande opnames en transcripties nog mogen worden bewaard.

Verwerken we opnames of transcripties uitsluitend namens een opdrachtgever, dan volgen we diens rechtmatige instructies en de verwerkersovereenkomst. De opdrachtgever stelt dan de grondslag vast en informeert de deelnemers.

6. AI en klantoplossingen

We gebruiken AI-diensten voor analyse, samenvattingen en ondersteuning bij de uitvoering van opdrachten. Daarbij verwerken we alleen gegevens die voor het afgesproken doel nodig zijn. Voor klantoplossingen leggen we vast welke gegevens worden verwerkt en welke afspraken voor toegang, gebruik en bewaring gelden.

Klantgegevens worden niet gebruikt voor training van externe AI-modellen. We beoordelen de uitkomsten van AI passend bij het gebruik. Als we persoonsgegevens namens een opdrachtgever verwerken, volgen we diens instructies en de gemaakte verwerkersafspraken. Vertrouwelijke klantinformatie gebruiken we uitsluitend voor de afgesproken opdracht. Aanvullende afspraken over AI-gebruik, toegang en gegevenslocaties blijven gelden.

The Nexus Era kan algemene inzichten, eigen methoden en geanonimiseerde leerpunten uit haar werkzaamheden gebruiken om haar dienstverlening te verbeteren. Daarbij respecteren wij de vertrouwelijkheid en rechten van opdrachtgevers.

7. Opslag en beveiliging

We beschermen persoonsgegevens met maatregelen die passen bij de gegevens en de risico’s. Denk aan beperkte toegang, beveiligde verbindingen en afspraken over opslag, herstel en verwijdering. Voor klantoplossingen leggen we de verantwoordelijkheden en benodigde beveiliging vast in de opdracht en bijbehorende afspraken.

8. Ontvangers en verwerking buiten de EER

Wij delen gegevens alleen met partijen die deze nodig hebben voor een beschreven doel, als daarvoor een geldige grondslag bestaat, of als verstrekking wettelijk verplicht is. Ontvangers kunnen zijn: hosting- en opslagleveranciers, communicatie- en transcriptiediensten, AI-leveranciers, administratie- en e-maildiensten en ingeschakelde uitvoerders. Zij ontvangen niet automatisch alle gegevens.

Met partijen die namens ons verwerken, leggen wij afspraken vast volgens artikel 28 AVG. Bij verwerking namens een opdrachtgever volgen wij bovendien diens afspraken over subverwerkers. Een partij kan voor bepaalde eigen verwerkingen zelfstandig verantwoordelijk zijn; wij beoordelen dit per dienst en doel.

Bij toegang of verwerking buiten de Europese Economische Ruimte is een geldige doorgifteroute nodig. Dat kan een toepasselijk adequaatheidsbesluit zijn, of passende waarborgen zoals Europese standaardcontractbepalingen met de vereiste beoordeling en zo nodig aanvullende maatregelen. Een Europees datacenter sluit toegang van buiten de EER niet vanzelf uit. U kunt via info@thenexusera.com informatie vragen over de betrokken ontvangers, verwerkingslanden en de toepasselijke waarborgen en hoe u daarvan een kopie kunt krijgen.

9. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Voor eigen verwerkingen hanteren wij onderstaande termijnen of beoordelingscriteria. Wij bewaren niet standaard het hele dossier omdat een klein deel langer nodig is.

Fiscale basisadministratie: In beginsel zeven jaar volgens de fiscale regels, langer alleen wanneer een specifieke wettelijke bewaarplicht dat vereist.
Prospectcontact zonder opdracht: Maximaal twaalf maanden na het laatste relevante contact, tenzij een aantoonbare verdere noodzaak bestaat.
Eigen projectaantekeningen en werkmateriaal: Zolang nodig voor uitvoering; daarna maximaal twaalf maanden voor concreet voorzien vervolg, voor zover dit noodzakelijk en rechtmatig is.
Offerte, overeenkomst en noodzakelijk bewijs van uitvoering: Zolang nodig voor wettelijke bewaring of een concrete rechtsvordering, rekening houdend met toepasselijke verjaring en eventuele stuiting. Alleen het daarvoor noodzakelijke materiaal blijft bewaard.
Vrijwillige opnames: Zolang nodig voor het afgesproken doel. Verwijderen zodra een gecontroleerd verslag of transcript volstaat en de opname niet meer nodig is.
Transcripties: Bewaren zolang nodig voor de uitvoering van de opdracht en de daarbij afgesproken kennisomgeving. Bij afronding of beëindiging van de opdracht en bij beëindiging van eventueel beheer beoordelen wij welke transcripties nog nodig zijn. Wat niet meer nodig is, verwijderen wij of anonimiseren wij daadwerkelijk. Voor verwerking namens de opdrachtgever gelden diens rechtmatige instructies en de verwerkersovereenkomst.
Volledige scaninzendingen: Maximaal twaalf maanden na inzending.
Nieuwsbriefgegevens: Zolang u bent ingeschreven. Na afmelding alleen het minimale afmeld- en toestemmingsbewijs zolang nodig om uw keuze te respecteren en rechtmatigheid aan te tonen.
Matomo-analysegegevens: Ruwe bezoekgegevens ouder dan 180 dagen worden wekelijks verwijderd. Samengevoegde rapporten blijven beschikbaar voor vergelijking van websitegebruik over langere perioden en worden niet automatisch verwijderd. Voor zover daarin persoonsgegevens aanwezig zijn, geldt ook daarvoor dat we ze niet langer bewaren dan nodig voor websiteanalyse.
Technische logs en back-ups: Zolang nodig voor beveiliging, onderzoek naar incidenten en herstel. We beperken de bewaarde gegevens tot wat daarvoor nodig is.

Voor persoonsgegevens die wij als verwerker ontvangen, geldt de verwerkersovereenkomst: na afloop teruggave of verwijdering naar keuze van de opdrachtgever, inclusief kopieën, tenzij de wet bewaring vereist. De hierboven genoemde twaalf maanden voor eigen materiaal geven ons geen recht om klantdossiers langer te bewaren.

10. Cookies en externe inhoud

Onze website gebruikt noodzakelijke opslag, bijvoorbeeld om cookievoorkeuren te onthouden. Voor niet-noodzakelijke analyse vragen wij vooraf toestemming. U kunt uw keuze wijzigen via ‘Cookievoorkeuren’ op de website. Via dezelfde cookievoorkeuren kunt u uw toestemming weer intrekken.

We gebruiken Matomo in eigen beheer voor websiteanalyse. IP-adressen worden gedeeltelijk gemaskeerd. De bewaartermijnen staan in onderdeel 9.

Bij gebruik van externe inhoud, zoals een agenda of video van een andere aanbieder, kan die aanbieder technische gegevens ontvangen. Waar toestemming nodig is, vragen we die vooraf. De aanbieder kan voor eigen verwerking een eigen privacyverklaring hanteren.

11. Uw rechten

U kunt, voor zover de wettelijke voorwaarden zijn vervuld, vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van uw gegevens. U kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Tegen direct marketing kunt u altijd bezwaar maken; wij stoppen dan die verwerking. Toestemming kunt u op ieder moment intrekken zonder gevolgen voor de rechtmatigheid van eerdere verwerking.

Dataportabiliteit geldt met name voor door u verstrekte gegevens die wij geautomatiseerd verwerken op basis van toestemming of een overeenkomst. Niet ieder recht geldt voor iedere verwerking; als wij een verzoek niet volledig kunnen uitvoeren, leggen wij uit waarom.

Stuur uw verzoek naar info@thenexusera.com. Wij reageren zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen één maand na ontvangst. Als de wet verlenging toestaat wegens complexiteit of het aantal verzoeken, informeren wij u binnen die eerste maand over de reden en de verlenging van maximaal twee maanden.

Wij vragen alleen aanvullende identificatie als wij redelijkerwijs twijfelen aan uw identiteit en beperken die tot het noodzakelijke. Een volledige kopie van uw identiteitsbewijs is geen standaardvereiste. Verzoeken zijn in beginsel kosteloos; wettelijke uitzonderingen worden gemotiveerd.

Voor gegevens die wij namens een opdrachtgever verwerken, ondersteunen wij die opdrachtgever bij de afhandeling. Wij verwijzen u zo nodig naar het juiste contactpunt.

12. Minderjarigen

Onze eigen dienstverlening richt zich op zakelijke opdrachtgevers. Wij vragen niet bewust persoonsgegevens van kinderen voor onze eigen marketing of intake. Dit betekent niet dat een zakelijk klantdossier nooit gegevens van een minderjarige kan bevatten. Als zulke verwerking namens een opdrachtgever noodzakelijk is, worden de grondslag en passende bescherming vooraf vastgesteld. Vermoedt u onnodige of onrechtmatige verwerking van gegevens van een kind, neem dan contact met ons op.

13. Wijzigingen

Als onze werkwijze verandert, werken wij deze verklaring bij en vermelden wij de versiedatum. Bij wezenlijke veranderingen informeren wij betrokkenen passend en tijdig. Een gewijzigde verklaring creëert op zichzelf geen nieuwe rechtsgrond en vervangt geen vereiste toestemming of contractafspraak.

14. Klachten

U kunt een klacht over onze verwerking indienen via info@thenexusera.com. U mag ook rechtstreeks een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of een andere bevoegde privacytoezichthouder. U hoeft onze afhandeling daarvoor niet af te wachten.

15. Contact

The Nexus Era / Mengerink Consultancy & Advies
Sandra Mengerink
De Beek 105, 3852 PL Ermelo
info@thenexusera.com
KvK 94940312